.png){kind=icon}
یک پرونده، به‌جای چند منبع پراکنده
اطلاعات استاد، دانشجو، دانشکده، واحد سازمانی، نیمسال و سال مالی میان همه فرایندها به‌صورت منسجم استفاده می‌شود.
مسئله‌ای که حل می‌کنیم
یک تصویر واحد از فرایندهای دانشگاه
دانشگاه مجموعه‌ای از فرایندهای به‌هم‌پیوسته است. بیلسا این ارتباط‌ها را حفظ می‌کند تا اطلاعات درست، در زمان درست و در محدوده اختیار هر واحد در دسترس باشد.
فقط اطلاعات را ثبت نمی‌کنیم؛ مسیر انجام کار، مسئول هر مرحله و نتیجه مالی را هم روشن می‌کنیم.
وضعیت هر پرونده، دقیق و قابل پیگیری
مرحله جاری، مسئول بررسی، سابقه تأیید یا بازگشت و نتیجه مالی هر فرایند در یک مسیر روشن ثبت می‌شود.
محاسبات در همان نقطه‌ای که کار انجام می‌شود
نرخ، سقف، ضریب، مالیات، مبلغ خالص و وضعیت پرداخت به داده عملیاتی متصل است تا مغایرت دیر کشف نشود.
یک هسته مشترک برای تمام حوزه‌ها
آموزش و حق‌التدریس
پژوهش و داوری
منابع انسانی
آزمون‌ها
درآمد و وصول
خدمات سازمانی
قابلیت‌های عملیاتی
ماژول‌هایی که با منطق واقعی دانشگاه کار می‌کنند
هر ماژول فقط یک فرم مستقل نیست؛ پرونده را از ثبت اولیه تا تصمیم، محاسبه، گزارش یا پرداخت همراهی می‌کند.
آماده بهره‌برداری
اعضای هیئت‌علمی و حق‌التدریس
مدیریت مسیر استاد از تشکیل پرونده و تخصیص درس تا گزارش ماهانه و پرداخت.
- پرونده جامع استاد و مدارک
- کنترل سقف و موظفی تدریس
- گردش تأیید دانشکده تا مالی
- محاسبه ناخالص، مالیات و خالص
نتیجه: بار آموزشی، زنجیره تأیید و اطلاعات پرداخت در یک پرونده واحد باقی می‌ماند.
آماده بهره‌برداری
آزمون‌ها و عوامل اجرایی
برنامه‌ریزی آزمون، اعلام حضور، انتصاب عوامل، حضور و غیاب و پرداخت.
- تعریف تاریخ، نوبت و حوزه آزمون
- اعلام آمادگی و انتصاب گروهی
- صدور کارت و اطلاع‌رسانی پیامکی
- گزارش نقش، جلسات و حق‌الزحمه
نتیجه: مغایرت میان انتصاب، حضور واقعی، صدور سند و پرداخت به حداقل می‌رسد.
آماده بهره‌برداری
اضافه‌کاری و حق‌الزحمه کارکنان
کنترل سهمیه، کارکرد، اعتبار و مصرف در سطح واحد سازمانی و هر فرد.
- سقف سالانه و ماهانه واحدها
- ثبت کارکرد و انواع اضافه‌کاری
- مدیریت جابه‌جایی میان واحدها
- گزارش مصرف، اعتبار و مانده
نتیجه: مدیریت منابع پیش از ایجاد اضافه‌هزینه، مصرف و مانده سقف واحدها را می‌بیند.
آماده بهره‌برداری
داوری و تحصیلات تکمیلی
پرونده یکپارچه دفاع، داوری، آزمون جامع و گردش پرداخت استادان.
- پایان‌نامه، رساله و آزمون جامع
- تعریف راهنما، مشاور و داوران
- تاریخچه تأیید، رد و بازگشت
- پنل استاد و وضعیت پرداخت
نتیجه: اطلاعات علمی جلسه، تصمیم‌ها و حق‌الزحمه در یک زنجیره قابل حسابرسی ثبت می‌شود.
آماده بهره‌برداری
میز خدمت دانشگاهی
کانال رسمی ثبت، ارجاع، رسیدگی و ارزیابی درخواست‌های سازمانی.
- کد رهگیری، اولویت و فایل پیوست
- ارجاع به مسئول واجد شرایط
- گفت‌وگو و اعلان بلادرنگ
- امتیازدهی و گزارش کیفیت خدمت
نتیجه: درخواست‌های شفاهی و پیام‌های پراکنده به یک صف کاری قابل اندازه‌گیری تبدیل می‌شوند.
قابلیت عملیاتی
مدیریت درآمد و وصول
از ساختار کد درآمد تا شناسه پرداخت، گردش حساب بانکی و تطبیق وصول.
- کد طبقه‌بندی و شناسه پرداخت
- پورتال پرداخت و تراکنش e-pay
- ورود و کنترل گردش حساب
- تطبیق تراکنش‌های ناشناخته
نتیجه: منشأ هر دریافت تا سطح مرکز، واحد و نوع درآمد مشخص و موارد ناشناخته قابل پیگیری می‌شود.
مدیریت درآمد عملیاتی است
بخش قراردادهای اصلی و فرعی در مسیر تکمیل محصول قرار دارد.
گردش‌کار انتهابه‌انتها
از پرونده استاد تا پرداخت، بدون نقطه کور
هر مرحله صاحب، وضعیت و سابقه مشخص دارد. پرونده می‌تواند برای اصلاح بازگردد و تمام تصمیم‌ها تا نتیجه نهایی قابل پیگیری می‌ماند.
حق‌التدریسآزمونداوریمیز خدمتوصول درآمد
- 1
تکمیل پرونده، مرتبه و وضعیت استاد
- 2
تخصیص واحدهای آموزشی و پژوهشی
- 3
کنترل و تأیید در سطوح دانشگاه
- 4
ثبت و تأیید گزارش ماهانه
- 5
محاسبه خالص و ثبت وضعیت پرداخت
دید مدیریتی
گزارش به‌جای حدس
داده عملیاتی بیلسا به خروجی‌های قابل استفاده برای مدیریت، امور مالی و واحدهای اجرایی تبدیل می‌شود.
- آموزش و بار تدریس
- حق‌التدریس و پرداخت
- آزمون و عوامل اجرایی
- اضافه‌کاری و مصرف اعتبار
- داوری و تحصیلات تکمیلی
- درآمد، وصول و تراکنش بانکی
کنترل و حسابرسی
امنیت هم‌سطح ساختار دانشگاه
دسترسی‌ها، تغییرات و اطلاعات حساس در تمام مراحل ثبت و قابل پیگیری می‌مانند؛ بدون اینکه سرعت انجام کارهای روزمره کم شود.
دسترسی نقش‌محور
مجوز جزئی در سطح مشاهده، ثبت، ویرایش، تأیید و گزارش.
محدوده سازمانی
نمایش اطلاعات متناسب با دانشکده یا واحد سازمانی کاربر.
سابقه قابل حسابرسی
ثبت کاربر، نقش، زمان، نتیجه عملیات و تاریخچه تصمیم‌ها.
پشتیبان‌گیری محافظت‌شده
کنترل IP و تأیید دومرحله‌ای برای دریافت نسخه پشتیبان.
برای تمام زنجیره تصمیم‌گیری
هر نقش، دقیقاً همان چیزی را می‌بیند که نیاز دارد
ساختار نقش‌محور بیلسا، کارتابل و اطلاعات هر فرد را با مسئولیت سازمانی او هماهنگ می‌کند.
مدیریت ارشد دانشگاه
دید تجمیعی بر عملیات، تعهدات مالی و عملکرد واحدها.
رؤسا و معاونان دانشکده
کارتابل تصمیم‌گیری برای پرونده‌های آموزشی و پژوهشی.
کارشناسان آموزش، مالی و منابع انسانی
ابزار عملیاتی برای کنترل اطلاعات، محاسبه و پیگیری پرونده‌ها.
استادان، کارکنان و عوامل اجرایی
دسترسی مستقیم به وظایف، سوابق، درخواست‌ها و پرداخت‌ها.
گام بعدی
فرایندهای دانشگاه شما را روی یک نقشه مشترک می‌آوریم.
در یک جلسه معرفی، ساختار دانشگاه و اولویت‌های اجرایی را مرور می‌کنیم تا مسیر مناسب استقرار بیلسا روشن شود.
- مرور ساختار و نقش‌ها
- تعیین فرایندهای اولویت‌دار
- ترسیم مسیر استقرار